Nem kell megvárni a január 1-jét
A leggyakoribb tévhit, hogy könyvelőt csak üzleti év fordulóján lehet váltani. Ez nem így van: a váltás bármelyik hónapban megoldható, ha az átadás rendezetten történik. Év közben többnyire annyi a különbség, hogy az új könyvelőnek nyitó helyett évközi adatokból kell kiindulnia — ez plusz munka, de nem akadály.
A gyakorlatban a legtöbb váltás azért csúszik el, mert későn kezdődik. Ha decemberben dönt valaki, könnyen belefut abba, hogy a régi könyvelő már a zárással van elfoglalva, az új pedig nem tud mit átvenni.
Mit kérjen be a régi könyvelőtől?
- Főkönyvi kivonat a váltás hónapjáig
- Utolsó lezárt év beszámolója és főkönyve
- Vevői és szállítói folyószámla-kivonatok
- Tárgyi eszköz nyilvántartás és értékcsökkenési terv
- Bank- és pénztárkivonatok, egyeztetve
- Beadott bevallások és azok visszaigazolásai
- A könyvelőprogram adatexportja, ha lehetséges
Az iratok kiadása a megbízó joga: a bizonylatok és a könyvelési adatok a cégé, nem a könyvelőé. Ha ezzel gond van, érdemes írásban, tértivevényes levélben kérni az átadást.
Mennyi idő a váltás?
Egy átlagos kkv-nál két hét reális: néhány nap az anyagok bekérése, néhány nap az egyeztetés és a nyitó adatok ellenőrzése, majd a meghatalmazások és a rendszerbeállítás. Ha az előző könyvelés hiányos, az átvilágítás önmagában elvihet néhány hetet — erről az új könyvelő tud előre jelezni, ha megkapja a főkönyvi kivonatot.
Hol szokott elakadni?
Három tipikus buktató van. Az első a NAV-meghatalmazás: amíg az EGYKE nyomtatvány nem érkezik be, az új könyvelő nem lát rá a folyószámlára. A második az egyeztetetlen folyószámla: ha a vevői és szállítói tételek évek óta nem lettek átnézve, a nyitó adat nem lesz megbízható. A harmadik a hiányzó bizonylat: ilyenkor tisztázni kell, mi az, ami tényleg nincs meg, és mi az, ami csak nem lett átadva.
Mit tegyen most?
Ha váltáson gondolkodik, kérje be a legutolsó főkönyvi kivonatot, és mutassa meg annak, akit fontolgat. Egy tapasztalt könyvelő ebből néhány perc alatt megmondja, mennyire rendezett az anyag, és mennyi munka lenne az átvétel.