A beszámoló és a riport nem ugyanaz

A jogszabály által előírt kimutatások célja az, hogy a hatóság és a nyilvánosság összehasonlítható képet kapjon a cégről. Ez fontos, de a napi döntésekhez kevés: mire elkészül az éves beszámoló, addigra az adatok fél éve elavultak.

A vezetői riport ezzel szemben havonta készül, és arra a néhány kérdésre válaszol, amit a cégvezető tényleg feltesz magának.

Öt kimutatás, ami kell

• Eredmény havi bontásban — bevétel, közvetlen és közvetett költség, fedezet, összehasonlítva az előző hónappal és az előző év azonos időszakával.
• Fedezetszámítás — melyik üzletág, projekt vagy termék mennyit hoz. Gyakran itt derül ki, hogy a legnagyobb forgalmú tevékenység a legkevésbé nyereséges.
• Kintlévőségek korosítva — kinél mennyi lejárt tartozás van, és mióta. Ez az a kimutatás, amiből azonnal lehet cselekedni.
• Likviditási előrejelzés — a várható bevételek és kiadások alapján mennyi pénz áll rendelkezésre a következő két-három hónapban.
• Terv–tény eltérés — ha van üzleti terv, mennyire tartja magát a valóság, és hol csúszik el.

Egy oldal legyen, ne harminc

A jó riport első oldalán elfér minden, ami döntéshez kell. A részletek mögötte vannak, ha valaki bele akar nézni. Ha a riportot senki nem olvassa el, az szinte mindig azért van, mert túl hosszú vagy túl bonyolult.

Mikor kapja meg?

A havi zárást követő néhány munkanapon belül — még abban a hónapban, amikor tenni is lehet valamit az adatok alapján. Egy negyedéves késéssel érkező riport már inkább történelem, mint döntéstámogatás.

Hogyan kezdjen hozzá?

Írja össze azt a három-öt kérdést, amire minden hónapban tudni szeretné a választ. A riport ebből épül fel — nem fordítva. Ha ez megvan, a könyvelés adataiból már fel lehet építeni a hozzá tartozó bontásokat.